Perché devi assolutamente avere un CRM nella tua azienda ICT

Lo so, la prima cosa che hai pensato è stata: ma io sono piccolo piccolo, che cosa devo farci con un CRM? 

Queste sono diavolerie da aziende strutturate, che ti tampinano di mail e tracciano qualsiasi tua azione per appiopparti prodotti e servizi.

NO, NEIN, NISBA!

Oggi ti illustro in modo più approfondito (e specifico per il nostro settore) perché devi assolutamente avere un CRM nella tua piccola azienda ICT.

Come sempre, partiamo dalle basi!

Nel settore ICT, la gestione dei dati dei Clienti avviene di solito attraverso il gestionale o con l’uso di Excel.

Al 90%, forse, anche tu stai raccogliendo le informazioni più preziose del tuo business con uno, oppure tutti e due questi strumenti.

La mia esperienza mi fa dire che i gestionali, pur avendo quasi sempre moduli aggiuntivi per le vendite e qualcuno per il marketing, non sono sufficienti per chi vuole sviluppare il mercato.

Il motivo, sapendo di generalizzare un po’. è che di solito questi applicativi vengono sviluppati da chi non si occupa di vendite, marketing e sviluppo del business.

L’Excel è uno strumento potente, sicuramente ottimo ma ha delle criticità per la gestione dei dati dei Clienti.  

Te le elenco brevemente!

Scalabilità Limitata

Excel non è progettato per gestire grandi volumi di dati o per supportare un numero elevato di utenti simultanei.

Con l’aumento dei dati e delle complessità aziendali, Excel può diventare lento, inefficiente e propenso a errori.

“Sì, ma io sono piccolo!” non è un buon motivo per gestire un business in modo casalingo, approssimativo e privo di aspirazioni e sogni sul lungo periodo.

Integrità e affidabilità dei dati

Mantenere l’integrità dei dati in Excel è difficile, soprattutto quando più utenti accedono e modificano lo stesso file.

Questo può portare a inconsistenze, duplicazioni e persino alla perdita di dati critici.

E credo che sia un lusso che proprio TU, Imprenditore ICT, non puoi concederti!

Mancanza di collaborazione in tempo reale

Excel non supporta efficacemente la collaborazione in tempo reale. 

Le versioni basate su cloud, come Google Sheets, offrono alcune funzionalità di collaborazione, ma sono limitate rispetto a soluzioni più sofisticate.

Sicurezza e conformità

La gestione dei dati sensibili dei Clienti in Excel presenta rischi significativi in termini di sicurezza e conformità.

Excel non offre funzionalità avanzate per:

• la protezione dei dati
• il monitoraggio degli accessi
• la conformità con le normative sulla privacy dei dati, come il GDPR.

Uno dei rischi più comuni è la perdita accidentale di dati.

Gli utenti possono cancellare erroneamente file importanti o sovrascrivere informazioni cruciali senza rendersene conto. 

Anche se esistono opzioni di backup, il processo di recupero può essere complicato e non sempre garantisce il ripristino completo dei dati persi.

Non hai certo bisogno di me per sapere queste cose.

Limitazioni nella reportistica e nell’analisi dei dati

Sebbene Excel sia potente nell’elaborazione numerica, ha limitazioni nella generazione di report complessi e nell’analisi dei dati.

Manca di strumenti avanzati per:

• visualizzazione dei dati
• segmentazione avanzata
• analisi predittive.

Insomma: Excel è lo strumento più indicato per la parte di gestione e controllo dei numeri del business ICT, ma non per tenere le relazioni con i Clienti.

Potrei fermarmi qui ma se ti conosco un po’ so già che queste criticità, per quanto reali, pericolose e terrificanti, non sono abbastanza “forti” per cambiare definitivamente rotta.

Quindi ecco serviti altri punti dolenti dell’utilizzo dei fogli Excel per la tua azienda ICT:

• Dipendenza da competenze specifiche

L’uso efficace di Excel richiede una certa competenza.

La creazione di formule complesse, macro e la configurazione dei fogli di calcolo possono diventare complicate e richiedono competenze tecniche specifiche.

Non ho dubbi che tu abbia queste competenze, ma sei sicuro che nella tua azienda tutti i tuoi collaboratori abbiano il tuo stesso livello?

• Difficoltà nella standardizzazione dei processi

Con Excel, è difficile standardizzare i processi aziendali.

Ogni utente può creare i propri modelli di foglio di calcolo, portando a una eterogeneità che rende difficile l’aggregazione e il confronto dei dati.

In ambienti dove più utenti lavorano sui medesimi documenti, si possono accumulare diverse versioni dello stesso file.

Questo crea confusione su quale versione sia la più aggiornata e può portare a decisioni basate su informazioni obsolete o errate. 

La mancanza di un controllo di versione efficace, oltre ad aumentare il rischio di perdite di dati importanti, spezzetta l’azienda e la priva di uniformità.

In sintesi, l’utilizzo di Excel supporta la confusione e l’anarchia in un sistema aziendale che invece deve muoversi nella stessa direzione in modo compatto e coeso.

La soluzione più adatta a te!

L’adozione di un Customer Relationship Management (CRM) rappresenta una svolta significativa nel modo in cui le aziende gestiscono i rapporti con i Clienti e potenziali tali.

Il fiore all’occhiello che anche un’azienda ICT come la tua, per quanto piccola, deve avere se vuole dotarsi di un approccio al mercato professionale e meticoloso.

Ecco come un CRM può trasformare positivamente questi aspetti:

1 Monitoraggio dello sviluppo dei potenziali Clienti

Un CRM consente di tracciare ogni punto di contatto con i Clienti, dalle interazioni iniziali alle fasi successive.

Questo include email, chiamate, visite al sito web, e molto altro.

Grazie ai dati raccolti, è possibile personalizzare le comunicazioni e le offerte in base alle esigenze e alle preferenze specifiche di ciascun contatto.

Con un CRM, si può facilmente identificare quando un potenziale Cliente mostra un interesse crescente, permettendo di intervenire al momento giusto per facilitare la conversione.

Insomma, l’alleato di cui non puoi fare a meno nella tua battaglia alla conversione di potenziali Clienti.

2 Sopravvivenza dei dati indipendentemente dalle persone

Invece di essere custoditi da singoli dipendenti, i dati sui Clienti sono centralizzati nel CRM, rendendoli accessibili a tutto il team.

Questo assicura la continuità operativa in caso di turn-over di personale.

Le informazioni sui Clienti non lasciano l’azienda insieme ai dipendenti che se ne vanno e, soprattutto, un nuovo membro del team può facilmente raccogliere il lavoro da dove è stato lasciato, avendo a disposizione lo storico delle interazioni con ogni Cliente.

3 Focus sui non ancora Clienti

Il CRM permette di segmentare i contatti in base a diversi criteri, come l’interesse mostrato, il comportamento di acquisto, la demografia, ecc.

Si possono sviluppare campagne di nurturing mirate per educare e coinvolgere i potenziali Clienti lungo il loro percorso di acquisto.

Le funzionalità di automazione del CRM consentono di inviare messaggi personalizzati e tempestivi, migliorando l’efficienza del processo di vendita e aumentando le possibilità di conversione.

L’implementazione di un sistema CRM in azienda non è solo una questione di miglioramento della gestione dei dati; rappresenta un cambiamento fondamentale nel modo in cui l’azienda interagisce con i Clienti attuali e potenziali. 

Questa strumento:

• consente una comprensione più profonda delle esigenze dei Clienti
• permette una comunicazione più mirata e personalizzata
• garantisce la continuità e l’efficienza delle operazioni di business 

Se poi riesci addirittura a integrarlo con il sistema di ticketing, con i processi di provisioning e assurance (spero tu li abbia), fai bingo. 

Infatti potrai sicuramente migliorare la comunicazione con i Clienti e lavorare per la loro completa soddisfazione. 

Insomma, aspetti tutti essenziali nel contesto competitivo attuale del mercato ICT!

C’è però un MA…

Dove vai se la Strategia non ce l’hai?

Affinché un CRM esprima tutto il suo potenziale, è cruciale che venga integrato in un ecosistema di marketing ben strutturato.

Questo approccio allinea il CRM con altre strategie e strumenti di marketing, creando un sistema coeso e potente.

Da un lato, il CRM può fornire dati dettagliati sui Clienti, che possono essere utilizzati per sviluppare contenuti altamente personalizzati.

Questo significa creare messaggi che risuonano con specifici segmenti di clientela, aumentando l’efficacia della comunicazione.

Dall’altro, l’integrazione con il CRM permette di monitorare l’efficacia dei diversi tipi di contenuti e di adattare la strategia di contenuto in base alle reazioni e alle interazioni dei Clienti.

Per non parlare del fatto che il CRM può aiutare a identificare quali canali di comunicazione (social media, email, web, etc.) sono più efficaci per raggiungere i diversi segmenti di clientela.

Tale segmentazione consente di indirizzare le campagne pubblicitarie in modo più accurato, migliorando il ROI delle campagne di marketing e riducendo il carico di lavoro manuale.

L’integrazione con strumenti di automazione permette infatti di inviare comunicazioni (come email di follow-up, notifiche, promozioni) in modo automatico basandosi su determinati comportamenti o trigger dei Clienti.

Il tuo team di marketing e vendite potrà quindi focalizzarsi su attività a maggior valore aggiunto.

In conclusione, ben venga un CRM che ti tiri fuori dalla trappola in cui ti sei cacciato pensando di essere in grado di disinnescare tutte le bombe dei fogli Excel.

Ma sempre tenendo d’occhio lo scopo per cui vuoi utilizzarlo e il contesto in cui va inserito.

Ormai mi conosci bene e se leggi i miei articoli di blog sai già cosa sto per dirti: la tecnologia è vitale in un business ICT ma ancor più importante è saperla usare e accordare a chi sei e cosa vuoi comunicare lì fuori.

A che serve avere uno strumento che automatizza le comunicazioni se poi le email sono tutte scollegate, confuse e “copia e incolla”?

Come può esserti utile un “raccoglitore seriale di dati” se non sai chi sei e chi vuoi diventare da grande?

L’identità aziendale è e resta l’unico “contenitore di dati” di cui non puoi fare a meno! 

Il CRM viene immediatamente dopo!

Ad Majora,

Piero