La sindrome del Bianconiglio del micro e piccolo imprenditore ICT

Anche tu sei affetto dalla sindrome del Bianconiglio?

È tardi, è tardi, ho fretta è tardi!

– Bianconiglio

Hai presente il famoso cartone della Disney “Alice nel paese delle Meraviglie” dove un coniglio bianco, palesemente in preda al panico perché “è tardi“, è rincorso dalla ragazzina protagonista che cade nella sua tana sprofondando in un magico mondo dove niente ha senso?

Ecco, la figura di quel coniglio mi fa venire in mente molti micro e piccoli imprenditori ICT che ogni giorno corrono in azienda per riuscire a svolgere tutte le attività quotidiane per tempo.

Mi permetto di fare questa affermazione perché è ciò che mi è capitato in prima persona ed è la situazione di molti miei studenti imprenditori quando decidono di entrare nel Percorso ViVenditaICT.

Questa frenesia dell’imprenditore, se protratta nel tempo, non comporta buoni esiti né per la sua salute né per il benessere aziendale.

Perché, usando sempre l’esempio del cartone tratto dal Libro di Lewis Carroll, Alice che sprofonda nella tana del coniglio, in questo caso, rappresenterebbe i tuoi dipendenti e i tuoi Clienti.

Infatti, non so se ti sei mai chiesto quanto i tuoi ritmi possano influire sul lavoro dei tuoi collaboratori e anche sul loro umore.

Il primo passo da compiere in assoluto per crescere e svilupparsi, è prendere piena consapevolezza di come impieghi il tuo tempo da titolare proprio perché non riguarda solo te, ma l’intera azienda micro o piccola che sia.

I micro e piccoli imprenditori ICT rimangono tali perché troppo spesso non riescono a dedicare parte del loro tempo allo sviluppo della loro attività, ma restano ostaggi della loro operatività quotidiana nel “mandare avanti la baracca”.

Quante volte ti è capitato di dire a te stesso o di pensare:

• “devo fare quella cosa”
• “devo contattare quel potenziale fornitore”
• “devo mettere in ordine…” 
• “devo andare a trovare quel cliente importante”
• “devo decidere se fare o non fare quel passo…”

Creando così una lista infinita di “devo” che diventano sempre più zavorre allo sviluppo della tua azienda, senza sapere come incastrare decisioni importanti nella tua giornata lavorativa.

Insomma, una lunga serie di cose da fare, di progetti, di desideri e di idee, tra le quali alcune senza alcun dubbio rilevanti, ma poi arrivi a fine giornata, a fine settimana, a fine mese e infine a fine anno e tutti quei “devo e vorrei” rischiano di trasformarsi in amari “avrei dovuto”. 

E così continui a lavorare, a girare come una trottola per raccogliere, quando va bene, gli stessi risultati ma sempre con più fatica.

La tua attività diventa più frenetica, togli sempre più tempo ai tuoi affetti, rinunci ai tuoi hobby pensando di risolvere tutto lavorando semplicemente di più. 

Questo vortice frenetico proprio non porta a un bel niente!

Questa è la strada che ti porterà allo sfinimento, all’usura personale e, purtroppo, in qualche caso anche alla decisione di chiudere o addirittura al fallimento dell’azienda.

La questione non è la quantità delle ore di lavoro, anche perché pur essendo tu un gran lavoratore queste avranno comunque un limite, ma si tratta di capire come impieghi il tempo, a cosa dai priorità e dunque la qualità del tempo lavorato.

Bisogna imparare a misurare il tempo lavorativo

Il titolare, l’imprenditore, i soci devono imparare a misurare il loro tempo lavorativo con lo scopo di trovare il tempo per:

• pensare
• progettare
• pianificare

lo sviluppo della loro attività.

“Ok Piero, ma come faccio a misurare il mio tempo, per me sarebbe già difficile “trovare altro tempo” per farlo e non saprei da dove iniziare!”

Dopo un’esperienza di oltre 25 anni come protagonista all’interno di una realtà che da microimpresa è diventata un’importante azienda italiana, posso esporti la mia soluzione che ho adottato prima di tutto personalmente e poi passato ad altri imprenditori come te.

Partiamo dal principio che:

si può migliorare solo ciò che può misurare. 

Ecco perché la prima cosa da fare è misurare come impieghi il tuo tempo lavorativo.

Perciò inizia a:

• tracciare come spendi il tuo tempo ogni giorno
• prendere consapevolezza di quali e quante attività svolgi, quali ti tolgono più tempo, quali sono inderogabili, quali puoi rimandare e quali attività puoi far fare a qualcun altro. 

Potrebbe sembrarti un paradosso, ma per recuperare tempo devi investire del tempo.

E quel tempo è proprio quello che devi dedicare alla sua misurazione.

Magari in passato ci hai provato e poi hai mollato perché, lo sappiamo, a volte è una gran rottura di scatole, ma per diventare “grandi” serve anche un po’ di disciplina.

Meno di dieci minuti per iniziare a cambiare una volta per tutte

Dopo una settimana di monitoraggio del tuo tempo molto probabilmente avrai già un quadro abbastanza chiaro, ma se vuoi fare le cose in modo corretto, ti chiedo di misurare il tuo tempo lavorativo almeno per un mese.

In questo modo avrai una situazione oggettiva di come impieghi il tuo tempo di imprenditore.

A ogni fine giornata di lavoro inizia a dedicare 10-15 minuti (non mi dire che non si trovano) per fare un riepilogo delle attività svolte, magari raccogliendole per categorie, con accanto il tempo che più o meno gli hai dedicato. Fallo per tre, quattro settimane, tutti i giorni, e vedrai che il quadro inizierà a essere molto chiaro.

Il tuo tempo dovrebbe essere raggruppato in 3 macroaree:

• attività operative
• attività strategiche
• attività personali

e ognuna delle quali contemplare le relative categorie.

Può bastare un semplice foglio di excel e prima di terminare la tua giornata lavorativa aggiornalo con i dati e il tempo dedicato a ogni attività indicata.

Il tempo è denaro

Prova poi a inserire un valore orario alla tua attività e inizia farti un’idea se il valore complessivo corrisponde o no al reale valore delle varie attività svolte. 

Questo perché il tempo è denaro e la capacità di un bravo imprenditore è quella di slegare i suoi compensi dal tempo lavorativo.

Per questo, ti suggerisco di inserire un valore orario in modo che tu possa anche valutare se l’importo che ne esce è effettivamente l’importo lordo di quello che guadagni.

Una riflessione che può aiutarti a comprendere che un titolare di impresa deve dedicare il proprio tempo, o buona parte di esso, ad attività importanti come quelle strategiche e di gestione e non prevalentemente (e per sempre) a quelle operative.

Nello scegliere il valore orario cerca di essere equilibrato, quindi non essere né troppo alto ma nemmeno troppo basso.

Il tuo valore orario, ad esempio, non può essere simile a quello di un tuo tecnico o di un tuo amministrativo, sei d’accordo?

Con il tempo la tabella si popolerà di dati e inizierai a osservare…

Cosa fare dopo le prime misurazioni

L’errore più stupido che potresti commettere è quello di misurare e poi ignorare ciò che la misurazione ti dice.

Potrebbe essere come mettere la testa nella sabbia e sperare che quando la tirerai nuovamente fuori tutto si sarà sistemato.

Ecco un esempio di alcune domande che sorgeranno in te guardando la tabella compilata e che ti aiuteranno a riflettere leggendo gli indicatori:

• Quali sono le attività a cui dedichi più tempo?
• Sono le stesse attività che ti fanno veramente guadagnare soldi a te e far fatturare di più la tua azienda? 
• Quali sono le attività a cui dovresti dedicare più tempo rispetto a quanto fai adesso?
• Cosa posso iniziare a delegare?

e fidati, ce ne saranno molte altre.

Giorno dopo giorno che registrerai i tempi delle varie attività, inizierai ad avere sempre più consapevolezza e chiarezza su quali di queste dovrai intervenire per: 

• tagliare 
• ridurre 
• delegare 
• aumentare

Uno dei metodi più semplici ma efficaci per iniziare a migliorare il proprio tempo lavorativo è quello di pianificare a fine giornata le attività più importanti da fare il giorno dopo.

Misurare il tempo dell’imprenditore è il primo KPI (indicatore chiave di prestazione) che un imprenditore deve monitorare per non “navigare a vista e con la nebbia”, come invece fa purtroppo la stragrande maggioranza dei microimprenditori, con la conseguente elevata probabilità di andare a sbattere.

Gli unici KPI utili sono quelli che forniscono indicazioni se c’è qualcosa da migliorare o cambiare. 

Per questo alcuni KPI ti saranno utili solo per certo periodo, mentre altri lo saranno sempre.

Infine, scoprirai che gli indicatori di prestazione importanti per ogni tipologia di attività o funzione aziendale sono davvero pochi.

Per scoprire i KPI che ogni imprenditore che vuole crescere e sviluppare la sua azienda deve conoscere e monitorare, ho realizzato il primo Percorso in Italia dedicato ai micro e piccoli imprenditori che operano nell’ICT. 

Non è un caso che uno dei primi strumenti che fornisco ai miei imprenditori studenti sia proprio il TLI per misurare il Tempo Lavorativo dell’Imprenditore.

Per crescere in modo sano e strutturato non si può fare come il Bianconiglio sempre in preda al panico a dire sempre “è tardi” e rimandare continuamente le cose importanti.

Il Percorso ViVenditaICT ha già aiutato più di 40 aziende ICT in Italia ad avere un sistema organizzato in ottica di crescita ed espansione sul mercato.

ViVenditaICT nasce dalla mia esperienza di 25 anni di esperienza nella Vendita e nello sviluppo di strategie di marketing b2b per aziende che operano nell’Information & Communication Technology.

Il prossimo percorso inizierà il 17 Gennaio 2023.

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