Il budget è uno degli strumenti che aiutano un’impresa a diventare più strutturata
C’è una frase che sento pronunciare spesso dagli Imprenditori ICT:
“La mia azienda è ancora troppo piccola per fare un vero budget.”
In genere viene detta senza superficialità.
Anzi, dietro questa affermazione c’è spesso un Imprenditore che lavora molto, conosce bene i propri Clienti, controlla il conto corrente, segue personalmente i progetti e ha una discreta idea di come stiano andando le cose.
Il ragionamento sembra logico:
“Quando saremo più grandi, avremo una struttura amministrativa più organizzata, un responsabile finanziario e strumenti più evoluti. A quel punto faremo anche il budget.”
Il problema è che questo ragionamento contiene un errore di prospettiva.
Le aziende strutturate non fanno budget semplicemente perché sono diventate grandi.
Molte sono riuscite a crescere e a rimanere solide anche perché, a un certo punto, hanno iniziato a pianificare, misurare e trasformare le intenzioni in numeri.
Quindi la domanda non è:
“Siamo abbastanza grandi per fare budget?”
La domanda corretta è:
“Come pensiamo di crescere davvero senza sapere dove vogliamo andare, quanto ci costerà e quali risultati dovremo ottenere?”
Piccolo non significa improvvisato
Essere una piccola azienda non significa dover gestire tutto in modo approssimativo.
E non significa nemmeno essere obbligati a diventare una grande organizzazione con cento dipendenti, molte sedi e una struttura complicata.
Un’impresa può scegliere di rimanere relativamente piccola e, allo stesso tempo:
- crescere nei ricavi;
- aumentare la marginalità;
- migliorare la propria liquidità;
- investire in nuove competenze;
- attrarre persone valide;
- ridurre la dipendenza dal titolare;
- offrire servizi migliori;
- aumentare il proprio Valore.
La crescita non si misura soltanto contando i dipendenti o guardando il fatturato.
Un’azienda di dieci persone può essere più organizzata, redditizia, autonoma e solida di un’azienda che ne occupa cinquanta.
Allo stesso modo, un’impresa che fattura un milione di euro può valere molto più di una che ne fattura tre, se ha ricavi ricorrenti, buoni margini, Clienti distribuiti, processi chiari e una minore dipendenza dall’Imprenditore.
Crescere non significa necessariamente diventare più grandi.
Significa diventare più forti.
Ed è proprio qui che entra in gioco il budget.
Il budget non è un esercizio contabile
Il budget viene spesso percepito come un documento pieno di numeri, formule e percentuali.
Qualcosa da lasciare al commercialista, all’amministrazione o a chi “capisce di finanza”.
Ma il budget, prima ancora di essere un foglio Excel, è un esercizio di responsabilità imprenditoriale.
È il punto nel quale le intenzioni incontrano le conseguenze.
Vuoi inserire un nuovo commerciale?
Bene.
- Quanto costerà?
- Quando entrerà?
- Quanto tempo gli servirà per diventare produttivo?
- Quante opportunità dovrà generare?
- Quanto dovrà vendere perché quella scelta sia sostenibile?
- Vuoi sviluppare una nuova area dedicata alla cybersecurity?
Ottimo.
- Hai già le competenze necessarie?
- Serviranno formazione, certificazioni, strumenti o nuove persone?
- A quali Clienti proporrai questi servizi?
- Quali ricavi potrai ragionevolmente generare?
- Con quale margine?
- Vuoi crescere del 15%?
Perfetto.
- Ma da dove dovrebbe arrivare questa crescita?
- Dai Clienti attuali?
- Da nuovi Clienti?
- Dai servizi ricorrenti?
- Dai progetti?
- Dall’aumento dei prezzi?
- Da una nuova rete commerciale?
Finché queste domande restano senza risposta, non hai un piano.
Hai un desiderio.
E i desideri sono importanti, perché spesso rappresentano l’inizio di un cambiamento.
Ma non bastano per guidare un’impresa.
Il budget rende visibili le contraddizioni
Uno degli aspetti più utili del budget è anche uno dei meno comodi: ti costringe a vedere le contraddizioni.
- Vuoi aumentare il fatturato, ma non hai previsto alcun investimento commerciale.
- Vuoi sviluppare nuovi servizi, ma le persone sono già completamente assorbite dall’operatività.
- Vuoi assumere, ma il margine attuale non permette di sostenere il costo.
- Vuoi aumentare l’utile, ma continui a vendere soprattutto attività con marginalità insufficiente.
- Vuoi avere più liquidità, ma concedi pagamenti molto lunghi ai Clienti e paghi i fornitori in anticipo.
- Vuoi uscire dall’operatività, ma nel budget non compare nessuna persona alla quale delegare una parte del tuo lavoro.
Il budget non crea questi problemi.
Li rende visibili.
Ed è una differenza enorme.
Perché un problema visibile può essere affrontato.
Un problema nascosto, invece, continua a lavorare contro di te.
“Ma il futuro non si può prevedere”
Vero.
Nessuno può sapere con precisione che cosa succederà nei prossimi dodici mesi.
- Un Cliente importante può andarsene.
- Un progetto può slittare.
- Un fornitore può aumentare i prezzi.
- Una persona può lasciare l’azienda.
- Può arrivare una grande opportunità che oggi non conosciamo.
Ma il fatto che non sia possibile prevedere tutto non rende inutile la pianificazione.
Rende necessario aggiornarla.
✘ Il budget non è una promessa fatta all’universo.
✘ Non è la dichiarazione che il futuro si comporterà esattamente come abbiamo deciso noi.
È una direzione.
Serve a stabilire quali risultati vogliamo ottenere, quali risorse siamo disposti a utilizzare e quali condizioni dovranno verificarsi.
Poi arriverà la realtà.
E confronteremo ciò che avevamo previsto con quello che sta accadendo.
Se necessario, cambieremo le nostre decisioni.
Ma c’è una grande differenza tra cambiare una rotta perché il contesto è mutato e non avere mai avuto una rotta.
“Io conosco la mia azienda”
Anche questo è vero, almeno nella maggior parte dei casi.
Molti Imprenditori ICT conoscono profondamente la propria azienda.
Sanno quali Clienti sono più impegnativi, quali collaboratori possono risolvere un problema, quali servizi si vendono più facilmente e quali fornitori chiamare nelle emergenze.
Hanno sviluppato una sensibilità che nessun foglio Excel potrà mai sostituire.
Ma conoscere l’azienda non significa necessariamente averne una rappresentazione completa.
☞ Puoi conoscere perfettamente ogni Cliente e non sapere quale produce realmente margine.
☞ Puoi ricordare tutte le principali vendite dell’anno e non avere una previsione attendibile della sua chiusura.
☞ Puoi sapere che il lavoro sta aumentando e non sapere se la struttura sarà in grado di sostenerlo.
☞ Puoi avere una buona liquidità oggi e non vedere il problema che arriverà tra qualche mese.
L’esperienza dell’Imprenditore è fondamentale.
Il budget non deve sostituirla.
Deve darle un terreno più solido sul quale prendere decisioni.
L’intuito può indicare una direzione.
I numeri ci aiutano a capire se quella direzione è sostenibile.
Il vero rischio non è sbagliare il budget
Il primo budget non sarà perfetto.
Alcune previsioni saranno sbagliate.
Certi costi verranno sottovalutati.
Alcuni ricavi arriveranno più tardi del previsto.
Qualche voce verrà dimenticata.
È normale.
Un budget non diventa utile perché indovina tutto.
Diventa utile perché obbliga l’azienda a osservare, confrontare e imparare.
Il secondo budget sarà migliore del primo.
Il terzo sarà più attendibile del secondo.
Nel tempo inizierai a conoscere meglio la stagionalità, i tempi di vendita, il comportamento dei Clienti, la produttività delle persone e l’effetto reale delle tue decisioni.
Il vero rischio, quindi, non è costruire un budget imperfetto.
Il vero rischio è continuare per altri anni senza farlo, aspettando di avere dati perfetti, più tempo, una persona dedicata o un’azienda più grande.
Perché nel frattempo continuerai comunque a prendere decisioni.
Solo che lo farai con meno informazioni.
Budget, strategia e vendite devono parlare tra loro
C’è poi un altro equivoco da chiarire.
Il budget non può vivere isolato dal resto dell’azienda.
Se hai deciso quali Clienti vuoi servire, quali problemi vuoi risolvere e con quale offerta vuoi posizionarti, queste scelte devono entrare nei numeri.
☞ Se vuoi aumentare i servizi ricorrenti, il budget deve rappresentare quella crescita.
☞ Se vuoi ridurre la dipendenza dall’hardware, deve emergere un cambiamento nel mix dei ricavi.
☞ Se vuoi inserire un commerciale, devi prevedere il suo costo, il tempo necessario e i risultati attesi.
☞ Se vuoi rendere l’azienda meno dipendente da te, devi investire in persone, processi e delega.
Strategia, offerta, sistema di vendita e budget non sono attività separate.
Sono parti dello stesso progetto imprenditoriale.
⓵ Il dettato strategico stabilisce chi vuoi essere e dove vuoi andare.
⓶ L’offerta chiarisce che cosa porti al mercato.
⓷ Il sistema commerciale definisce come acquisirai e svilupperai i Clienti.
⓸ Il budget verifica se tutto questo può stare in piedi economicamente.
Se manca uno di questi elementi, la crescita diventa più fragile.
Il budget non limita la libertà. La aumenta!
Qualcuno teme che mettere numeri e obiettivi nero su bianco tolga flessibilità.
Io credo che accada il contrario.
Quando conosci la situazione della tua azienda puoi decidere con maggiore libertà.
- Puoi sapere se è il momento di assumere.
- Puoi capire quanto puoi investire.
- Puoi rinunciare a un progetto poco redditizio senza temere che sia l’ultima occasione disponibile.
- Puoi sostenere una fase temporanea di minore utile perché sai che stai costruendo capacità per il futuro.
- Puoi affrontare un imprevisto prima che si trasformi in emergenza.
La vera mancanza di libertà è scoprire troppo tardi che non puoi permetterti una decisione.
✘ È dover accettare qualsiasi Cliente perché hai bisogno di fatturato.
✘ È rimandare un investimento necessario perché non sai quale effetto avrà sulla liquidità.
✘ È continuare a lavorare sempre di più senza capire perché il risultato non migliori.
Il budget non decide al posto dell’Imprenditore.
Gli permette di decidere con maggiore consapevolezza.
Non devi diventare grande. Devi diventare impresa.
Questo è il punto che vorrei rimanesse più di tutti.
Non hai bisogno di trasformare la tua azienda in una multinazionale.
Non devi creare una struttura pesante, riempire l’agenda di riunioni o produrre documenti che nessuno utilizzerà.
Devi però scegliere se vuoi continuare a gestire un’attività che procede soprattutto grazie alla tua presenza, alla tua memoria e alla tua capacità di risolvere problemi oppure costruire un’impresa capace di crescere, guadagnare, investire e creare Valore nel tempo.
Anche rimanendo piccola.
Fare budget significa iniziare a rispondere, con maggiore chiarezza, ad alcune domande essenziali:
☞ Dove vogliamo portare l’azienda?
☞ Quali risultati vogliamo ottenere?
☞ Da quali attività dovranno arrivare?
☞ Quali risorse saranno necessarie?
☞ Quali rischi possiamo sostenere?
☞ Come capiremo se stiamo andando nella direzione corretta?
Non servono cento indicatori.
Non serve un software costosissimo.
Non serve aspettare il prossimo bilancio.
Serve iniziare.
Con gli strumenti che hai, con i dati disponibili e con un modello abbastanza semplice da poter essere aggiornato e utilizzato davvero.
Perché il budget più sofisticato del mondo, se viene preparato una volta e poi dimenticato, non serve a nulla.
Un sistema semplice, controllato ogni mese e utilizzato per prendere decisioni, può invece cambiare il modo in cui guidi l’azienda.
Vuoi iniziare dalle basi?
Ho dedicato una miniserie di ICT Coffee Time proprio al budget.
Sono nove episodi, dal numero 200 al numero 208, pensati per accompagnarti passo dopo passo: dalla comprensione dei dati storici alla costruzione degli obiettivi, passando per ricavi, costi, marginalità, budget commerciale, liquidità, controllo mensile e proiezioni future.
Contenuti brevi, concreti e costruiti per gli Imprenditori ICT.
Puoi guardare l’intera miniserie qui:
Se oggi non fai ancora un budget, non sentirti in colpa.
Molti Imprenditori ICT non hanno mai ricevuto una vera preparazione manageriale e hanno costruito la propria azienda partendo dalle competenze tecniche, dall’impegno e dall’esperienza sul campo.
Ma da questo momento non puoi più dire che il budget non ti riguarda perché sei troppo piccolo.
Non è una colpa non aver iniziato prima.
È una responsabilità decidere se continuare ad andare avanti a sensazione.
Il budget non è roba da grandi aziende.
È uno degli strumenti che permettono a qualsiasi impresa di diventare più consapevole, più solida e più libera di costruire il proprio futuro.
Ad Majora,
Piero